Když si to zrekapitulujeme, udělali jsme velký kus práce. Řekli jsme si, co je sponzoring a jaká je problematika sponzoringu. Dozvěděli jsme se, co musí sportovec splnit, aby věděl jak oslovit sponzora. Zabývali jsme se procesy plánování sponzorské strategie, informací jak najít sponzora, přípravou nabídky pro sponzora, sestavením profesionální prezentace sportovce, naučili jsme se jak napsat žádost o sportovní sponzoring a dostali jsme se až od vytipování a oslovení vhodných sponzorů k domluvení osobní schůzky se sponzorem. Jakmile jsme se se sponzorem domluvili na spolupráci díky správnému představení projektu a prezentaci sponzorské nabídky, můžeme sestavit sponzorskou smlouvu.
Příprava smlouvy pro sponzora Sponzorskou smlouvu, respektive smlouvu o provedení reklamy je vhodné vytvářet v co nejkratším možném znění a klást důraz na jednoduchost a srozumitelnost jejího obsahu. Při tvorbě smluv je možné využít jak vzory smluv, které je možné v mnoha provedeních dohledat na internetu, nebo lze smlouvu vytvořit vlastní. Smluvní strany by měly mít jasno v tom, co je předmětem smlouvy a měly by být jasně seznámeny s obsahem smlouvy. Smlouva obsahuje přesnou identifikaci smluvních stran, předmět smlouvy, formu a místo plnění, termín plnění, cenu a způsob úhrady, závěrečné ustanovení a podpisy smluvních stran. Identifikace smluvních stran obsahuje na straně objednatele i dodavatele: jméno / název, sídlo, IČO, DIČ, číslo účtu, zápis v obchodním rejstříku a jednající osobu, která je pověřena zastupovat konkrétní smluvní stranu. Obsah smlouvy může být následující: Předmět smlouvy
- Dodavatel se zavazuje zajistit umístění reklamy k propagaci činnosti Objednatele v níže specifikované formě.
- Objednatel bude propagován sportovcem XY, závodníkem v XY, na všech závodech, kterých se bude tento sportovec v roce XY účastnit.
- Logo Objednatele bude umístěno na dresu závodníka a na jeho webových stránkách.
- Propagace Objednatele bude doložena fotografiemi z akcí a závodů, kterých se výše uvedený závodník zúčastní.
- Objednatel má právo Dodavatele požádat o výpis z účtu a kopii faktury, za účelem kontroly použití sjednané částky a Dodavatel je povinen Objednateli tyto dokumenty dodat do čtrnácti (14) dnů ode dne doručení žádosti.
Forma a místo plnění
- Propagace činnosti Objednatele je zajištěna následovně:
- Dodavatel umístí logo Objednatele na webové stránky XY a na dres závodníka.
Termín plnění
- Tato Smlouva je sjednána na dobu určitou s platností od DD. MM. RRRR do DD. MM. RRRR.
Cena a způsob úhrady
- Cena za zajištění propagace Objednatele byla smluvními stranami ujednána v celkové výši XY,- Kč (slovy: YXkorunčeských) na dobu, uvedenou v článku III. Smlouvy. Smluvní strany se dohodly na úhradě ceny za poskytnuté reklamní plnění formou dvou splátek ve výši XY,- Kč (slovy: XYkorunčeských). První splátka bude uhrazena Objednatelem do DD. MM. RRRR, druhá splátka bude uhrazena Objednatelem do DD. MM. RRRR.
- Úhrada ceny za řádně poskytnuté plnění v rámci této Smlouvy bude provedena převodem na výše uvedený účet Dodavatele a to na základě faktury – daňového dokladu se splatností patnáct (15) kalendářních dnů ode dne doručení faktury Objednateli na adresu jeho sídla. Faktura musí obsahovat všechny náležitosti daňového dokladu podle příslušných platných právních předpisů.
Závěrečná ustanovení
- Pokud není ve Smlouvě uvedeno jinak, řídí se tato Smlouva zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění.
- Tato Smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami.
- Veškeré dodatky a změny této Smlouvy musí být provedeny písemně po dohodě obou smluvních stran.
- Tato Smlouva je vyhotovena ve dvou exemplářích, z nichž každý má platnost originálu a každá ze smluvních stran obdrží po jednom vyhotovení. Obě smluvní strany prohlašují, že tuto smlouvu uzavírají svobodně, vážně a její obsah je zcela srozumitelný.
Posledními texty ve smlouvě je již datum a místo podpisu, včetně vlastnoručních podpisů jednajících osob zastupující smluvní strany.
Podepsání sponzorské smlouvy je možné zrealizovat v prostorách obchodní společnosti potencionálního sponzora, ve které se sportovec se sponzorem vyfotografuje a připraví se tisková zpráva pro média. Podpis smlouvy je možné zrealizovat také v prostorách sportovní agentury, která sportovce zastupuje.
Spuštění a řízení projektu
Neprodleně po odsouhlasení spolupráce a podpisu sponzorské smlouvy ze strany sportovce i sponzora dochází ke spuštění projektu ve formě, kterou si obě strany odsouhlasily. Sponzor může do realizace projektu zapojit vlastní zaměstnance nebo využije služeb externí agentury, která dokáže pro sponzora kvalitně zpracovat a zajistit PR.
Ve většině obchodních společností za spolupráci na projektu se sportovcem odpovídají interní zaměstnanci, kteří jsou pověřeni se projektem zabývat. Tyto vybraní zaměstnanci se podílejí na přípravě projektu, díky čemuž mají přehled o veškerých aktivitách sportovce a detailech probíhající spolupráce. Zaměstnanci se tak stávají členem realizačního týmu sportovce na daném projektu a mohou být dokonce spolutvůrci strategie celého konceptu a finálního výsledku projektu. Pokud by nebylo možné projekt uskutečnit pomocí interních zdrojů obchodní společnosti, je možné využít služeb externí agentury, která má zkušenosti s realizací podobných nebo stejných projektů.
Samozřejmě je možné agenturu využívat již v začátcích a kombinovat výše uvedené možnosti pro usnadnění realizace projektu v co nejkratším období s maximální efektivností. Práce je rozdělena mezi sponzorovaného sportovce, část práce odvedou pověření zaměstnanci obchodní společnosti sponzora a zbylou část obstará agentura. Tato varianta kombinované spolupráce je nejčastější variantou v nadnárodních společnostech, které mají vlastní oddělení sponzoringu.
Práce na projektu sponzorovaného sportovce vyžaduje spolupráce a součinnost všech zúčastněných stran, jedině tak je možné z projektu těžit maximální užitek po dlouhou dobu.
Komunikace se sponzorem a koordinace projektu
Pro dosažení maximální efektivnosti a udržení hladkého průběhu spolupráce na projektu je nutné již na začátku nastavit harmonogram plnění práce a specifikovat formu komunikace mezi sportovcem a sponzorem v době trvání projektu a jasné stanovení rolí jednotlivých obou subjektů. Bez stanovení časové osy a jejího dodržování bude práce nahodilá, chaotická a s největší pravděpodobností povede k selhání jednotlivých částí nebo celého projektu. Na koordinační schůzce se sportovcem, sponzorem a případně sportovním manažerem sportovce by se měly stanovit jednotlivé kroky realizace projektu a dbát na dodržování daných úkolů. Praxe ukazuje, že velmi často dochází k selhávání v těchto základních principech. Jako příklad lze uvést dodání vytištěných tiskových materiálů a letáků propagující akci necelý týden před konáním samotné akce. Je tak zcela nemožné nabídnout sponzorovi reklamní plnění, protože sponzor nemá dostatek času pro pozvání hostů, svých obchodních partnerů, vybraných zaměstnanců a dalších osob. Jedná se tak o selhání komunikace a nedodržování jednotlivých procesů nastavených na začátku realizace projektu.
Je tedy nutné, aby časová osa byla nastavena reálně a zaměřovala se také na schvalování jednotlivých etap, které je nutné věnovat určitou časovou rezervu. Jedná se například schvalování grafického návrhu a tisku pozvánek, letáků, prezentačních a tiskových materiálů. Tyto materiály je nutné ve většině případech po prvním návrhu upravovat a editovat dle požadavků zadavatele. Je proto potřeba si nechal minimálně 10 dní rezervu pro vyhotovení finálního návrhu grafických podkladů.
Pravidelná komunikace a koordinace projektu je nedílnou součástí spolupráce mezi sponzorem a sportovcem. Na koordinačních schůzkách se posuzují jednotlivé etapy práce na projektu, podávají se reporty a zadávají se nové úkoly a práce všem zúčastněným osobám.
V případě, že za organizaci většiny etap a realizaci prací na projektu odpovídá sportovec, je potřeba o konkrétních krocích informovat sponzora případně sponzorem pověřené osoby. Pro případ schvalovacího procesu je nutné veškeré materiály zasílat s dostatečným časovým předstihem. Jak se sponzorem správně pracovat se dozvíte také v podrobném manuálu Jak na sportovní sponzoring s cílem zaručení získat sponzora.
V dalším článku se budeme zabývat spoluprací na sponzorském projektu, jaká je úloha veřejnosti, fanoušků a sportovce při realizaci spolupráce se sponzorem. 
CzechSportGuru.cz
