Jak správně oslovit potenciálního sponzora? Jak jednat se sponzorem? Přesně na tyto otázky naleznete odpovědi v následujících odstavcích. Velké obchodní společnosti a nadnárodní firmy mají většinou centrálně řízený sponzoring. V tomto případě je nutné, obrátit se na centrálu příslušné instituce. V případě, že do pravomocí regionálních poboček patří i rozhodování o menších projektech, je možné se s žádostí o podporu obrátit na pobočku prostřednictvím odpovědné osoby v daném regionu.
Aby se Vám skutečně podařilo získat sponzora, kterého jste museli složitě vyhledat mezi spoustou obchodních společností, musíte oslovit tu správnou osobu. Správnou osobou se rozumí pracovník dané společnosti, který bude rozhodovat o tom, zda získáte sportovní sponzoring či nikoliv. Zjistěte si jméno odpovědné osoby za sportovní sponzoring, které budete žádost adresovat. Touto osobou je většinou někdo, kdo stojí v čele marketingového oddělení. Určitě nic nezkazíte, když budete žádost zasílat marketingovému řediteli, generálnímu řediteli či majiteli dané společnosti. Žádost o sponzoring nikdy neposílejte obecně do společnosti bez jména adresáta, působí to neosobně.
Pokud si nejste jisti, kdo se zabývá sponzoringovými aktivitami, podívejte se na webové stránky dané společnosti nebo do společnosti zavolejte. Určitě sami neodhadujte, kdo rozhoduje o přidělení sponzoringu. Buďte informovaní a jděte na jistotu. Pokud chcete, aby Vaše žádost měla úspěch, musíte ji adresovat správnému člověku. Dejte si pozor také na to, abyste uvedli správné jméno a titul adresované osoby.
Jednání se sponzorem o výši sponzorského daru je jedním z poslední, ale přesto nejdůležitějších kroků, které Vás budou čekat, než se Vám podaří získat podpis na smlouvě se sponzorem. Každý sportovec, nebo osoba oprávněná jednat za sportovce, musí však vědět, jak se na jednání se sponzorem chovat a co na osobní schůzce se sponzorem prezentovat. Než se však tato osoba, ať už je to sportovec nebo sportovní manažer zastupující sportovce dostane do osobní přítomnosti sponzora, musí nejdříve sponzora správně kontaktovat.
Pracujte proto s dokumenty pro oslovení sponzorů, které jste si připravili. Jakmile máte připravenou oficiální žádost o sponzoring, prezentaci sportovce, nabídkový list a projektovou dokumentaci pro jednání se sponzory (nabídku pro sponzora), oslovte sponzora!
Jak kontaktovat sponzora?
Kontakt s potencionálním sponzorem lze rozdělit na písemný (klasickou formou / elektronický), telefonický a osobní. Nejefektivnější forma komunikace s ohledem na poskytnutí údajů a komunikaci se sponzorem je písemný kontakt. Na základě formuláře je žadatel o sponzoring veden k poskytnutí všech údajů o projektu, které sponzor vyžaduje k případnému posouzení, nad rámec zasílaných materiálů. Tato forma komunikace má minimální riziko nedorozumění. Většina velkých firem má dnes na svých webových stránkách formulář žádosti o sponzoring, který je pro řádnou přípravu důležitých informací nutné vyplnit, neboť tento dotazník poslouží jako podklad při zařazování požadovaných informaci ze strany firmy dle jejich důležitosti.
Telefonický kontakt je naopak nejrychlejší formou komunikace a zároveň obnáší nejvyšší riziko nedorozumění. Telefonická komunikace je jak časově tak emocionálně náročná. Ze strany žadatele se telefonický kontakt využívá v případech zjišťování / potvrzování informací, či vyžádání kontaktu na odpovědné osoby.
Osobní kontakt většinou následuje po vyhodnocení již zaslaných písemných informací. Osobní setkání je důležité pro vyjednávání s významnou institucí, která se může stát významným partnerem projektu.
Mám připravenou sponzorskou nabídku, chci oslovit sponzora!
Zavolejte do společnosti a požádejte o přepojení na odpovědnou osobou, se kterou můžete řešit sponzoring a reklamní spolupráci. Stručně sdělte, kdo jste a proč voláte. Buďte pozitivní a navrhněte, že do společnosti zašlete sponzorskou nabídku.
Aby se zvýšila šance, že osoba odpovědná za sportovní sponzoring bude věnovat pozornost zaslaným dokumentům a žádosti o sponzoring, je nutné se domluvit na konkrétním termínu, ke kterému obdržíte vyjádření k zaslané nabídce spolupráce. Tímto způsobem je možné zavázat kompetentní osobu na straně potencionálního sponzora k tomu, aby se nabídce spolupráce začala věnovat. Sice není toto zavázání 100% účinné, ale v obchodní sféře jsou dohody a plnění termínů běžné, proto se dá říci, že bude vyjádření dle dohody v daném termínu poskytnuto. V případě kladného posouzení zaslaných materiálů je možné přistoupit k domluvení osobní schůzky a k jednání s potencionálním sponzorem o konkrétních variantách a možnostech vzájemné spolupráce.
Zhruba po týdnu od doručení Vaší nabídky potenciálnímu sponzorovi znovu zavolejte do společnosti a pokuste se zjistit, jaký je stav Vaší nabídky. Požádejte o informaci, zda se můžete osobně představit. Sdělte, že schůzka nebude trvat déle než 30-40 minut, během kterých odprezentujete svou jasnou představu o možné spolupráci, kterou bude moci sponzor plně využít v rámci svých marketingových aktivit. Ujistěte potenciálního sponzora, že nabídka je jasná, stručná, konkrétní a velmi dobře využitelná k marketingovým aktivitám dané společnosti.
Díky kvalitně zpracované prezentaci sportovce, správně napsanému průvodnímu dopisu, motivačnímu textu a oficiální žádosti o sponzoring je sponzor připraven dozvědět se více informací, které získá s předložení projektové dokumentace na osobním setkání.
Jak úspěšně domluvit schůzku se sponzorem?
Požádejte sponzora o nabídku volných termínů, které mu nejvíce vyhovují. Pokud sponzor ponechá tuto úlohu na Vás, navrhněte termíny společné schůzky. Zašlete sponzorovi dva až tři termíny, aby si mohl vybrat ten, který mu bude nejvíce vyhovovat. Sponzor musí sportovci potvrdit, že si zapsal termín schůzky do svého diáře. Jakmile se tak stane, má sportovec z menší poloviny vyhráno – může sponzora osobně přesvědčit a zapůsobit sponzora něj „face to face“.
Dejte si záležet na výběru místa určeného pro jednání s potencionálním sponzorem. Stejným způsobem jako byla zvolena strategie výběru potencionálních sponzorů, je nutné přistupovat k zamyšlení se nad výběrem prostředí, kde bude docházet k jednání o případné spolupráci. Vyberte místo, kde se budou obě strany při jednání cítit přirozeně, uvolněně a nebudou vyrušovány okolním prostředím.
K jednání je možné využít prostory obchodní společnosti potencionálního sponzora. Jde o místo, kde se zástupce sponzora cítí silně, sebevědomě a jistě v jednání. Ovšem tuto pozici nemusí zaujímat také sportovec, který se v daném prostředí s největší pravděpodobností bude pohybovat poprvé a nemusí si být jistý svou pozicí. Je důležité cítit se sebevědomě, pokud se chystáte vyjednávat spolupráci a poskytnutí finančního sponzoringu.
Jestliže sportovce zastupuje sportovní agentura, je možné využít k jednání prostory této společnosti. Sportovce bude v jednání zastupovat zkušený sportovní manažer, který má praxi v domlouvání sponzoringu a reklamní spolupráce. Nicméně i tato varianta nemusí být tou nejvhodnější, jelikož naopak sponzor může být v pozici, ve které mu není pohodlné se rozhodovat o variantách sponzoringu. Sportovec se však při této variantě může cítit sebejistě, jelikož je v prostorách zastupující agentury, kterou si najal pro vyjednávání spolupráce s potencionálním sponzorem.
Pravděpodobně nejpřijatelnější variantou je volba neutrálního prostředí v podobě klidné kavárny či vyhlášené restaurace. Sportovec či sportovní manažer může pozvat kompetentní osobu ve vyjednávání partnerství se sportovcem na pracovní oběd a společně proberou možnosti spolupráce. Na klidné schůzce je možné se pobavit o variantách spolupráce navržených v projektové dokumentaci. Schůzka v tomto prostředí navozuje klidný pocit, umožňuje oběma stranám se lépe poznat a zkonzultovat varianty a možnosti obou stran.
Tip: Zkuste žádost o sponzoring poslat po kurýrovi. Pokud nabídku adresujete ženě, můžete poslat jako pozornost květinu. Pokud je adresátem muž, můžete po kurýrovi s žádostí o sponzoring poslat láhev dobrého vína v dárkovém balení. Hýčkejte si svého budoucího sponzora již od samého začátku. Zapůsobte na sponzora!
Jakmile se dostanete na schůzku se sponzorem, budete mít hlavní slovo. Nyní už běží čas a je na Vás, jak se uvedete a čím sponzora zaujmete. Jak správně prezentovat nabídku sponzorovi se dočtete v následujícím článku.
