Lidé oceňují zážitky. Udělejte dojem. Bavte je! Právě tímto úvodem bychom začali článek věnovaný postupu sepsání žádosti o sportovní sponzoring talentovaných sportovců. Sponzoři investují do projektů, které pomohou oslovit jejich cílovou skupinu, která nakoupí produkty nebo bude využívat služby sponzorovy obchodní společnosti. Právě projekty, které díky své jedinečnosti pomohou zaujmout širokou skupinu obyvatel, zvyšují zisk partnerů daného projektu, mohou být financovány za spoluúčasti sponzorů. Stručně řečeno, pouze výjimečné projekty, které se odlišují od ostatních získávají sponzoring!
V předešlých článcích jsme se zabývali tématem jak sestavit nabídku pro sponzora, ve které jsou konkrétní informace a detaily celého sponzorského projektu, včetně partnerských balíčků a nabídky protiplnění. Tento obsáhlý dokument by při žádosti o sponzoring měl doprovázet průvodní dopis a oficiální oslovení sponzora. Není proto nutné v oficiální žádosti o sponzoring vypisovat formy protiplnění za získaný sponzoring, jelikož nabídka sponzoringu v projektové dokumentaci tyto informace obsahuje.
Aby se vám podařilo přesvědčit potenciálního sponzora investoval své finanční prostředky do Vašeho sponzorského projektu, musíte umět napsat žádost o sponzorský dar. Profesionální žádost o sponzoring musí sponzora přesvědčit o jedinečnosti Vašeho sponzorského záměru a musí představovat jasné výhody, které sponzor získá pouze ve spolupráci s Vámi. Pokud budete umět správně napsat žádost o sponzoring, podaří se vám získat sponzora. Neměli byste ovšem chodit kolem horké kaše. Musíte sponzora zaujmout hned na začátku!
Příprava žádosti o sportovní sponzoring
Než se pustíte do sepsání žádosti o sponzoring, stanovte si cíle. Zamyslete se znovu nad tím, čeho konkrétně chcete svou žádostí dosáhnout. Než napíšete žádost o sponzoring, měli byste umět stručně, konkrétně a jasně odpovědět na otázku, k čemu sponzorský dar potřebujete. Právě stručnost a konkretizace sponzorského záměru Vám pomůže k sepsání správné žádosti o sportovní sponzoring. Žádost o sponzoring by měla být sepsána velmi konkrétně a výstižně. Pokud nebude žádost obsahovat jasné informace o tom co nabízíte, co chcete a proč to chcete, nebude mít žádost očekávaný úspěch. Žádost o sportovní sponzorství musí dávat smysl a ideálně by měla mít nějaké poselství, cíl.
Sepište si seznam potenciálních sponzorů, kteří by mohli mít zájem stát se součástí Vašich sportovních aktivit a proveďte si důkladný průzkum oboru jejich podnikání, včetně aktivit, které dané společnosti vykonávají. Můžete díky tomu objevit podnikatele, který již sponzoruje vrcholové sportovce a mohl by mít zájem sponzorovat i Vás. Do seznamu potenciálních sponzorů zahrňte i společnosti a osoby, se kterými máte Vy nebo Vaši známí osobní vztahy. Právě osobní vztahy Vám mohou napomoci k získání sponzoringu. Zamyslete se, v jakých společnostech pracují Vaši přátelé a známí, kteří by Vás mohli na správných místech podpořit a doporučit vedení společnosti Vás sponzorovat. Dejte šanci i malým společnostem, které na první pohled nevzbuzují dojem, že by měly vyčleněný budget na sponzorské aktivity. Přesto mohou být tyto společnosti ochotné Vás sponzorsky podpořit. Uvědomte si, že můžete oslovit i lokální společnosti, které vidí ve spojení s místními sportovci často výhodu.
Mějte jasno v tom, o co Vám jde. Existuje mnoho forem sponzorství a než začnete psát žádost o sponzoring, měli byste vědět, co skutečně požadujete. Můžete žádat o finanční nebo o materiální sponzoring ve formě materiálu či produktů, které lze využívat – není proto nutné žádat o finanční sponzoring a dané produkty si nakupovat. Případně můžete získat sponzoring ve formě služeb.
Formální úprava žádosti o sportovní sponzoring
Podívejte se na vzor žádosti o sponzoring a inspirujte se jeho formální úpravou. Na internetu dohledáte mnoho vzorových žádostí, ze kterých získáte představu o tom, jak by měla vypadat žádost o sportovní sponzorství po obsahové stránce a jak by měla být naformátována.
Vzorovými žádostmi se pouze inspirujte, nekopírujte každou větu, kterou se v žádosti dočtete. Vaše žádost o sponzorství musí být jedinečná a přizpůsobena společnosti, kterou žádáte o sponzoring. Z Vaší žádosti musí být patrné, že právě Vy oslovujete danou společnost a nechali jste si záležet na sepsání textu, který bude potenciální sponzor číst.
Zmiňovali jsme, že byste si měli udělat detailní průzkum aktivit a oboru podnikání obchodních společností, které chcete získat za sponzory. Důvodem průzkumu je získání informací, které můžete využít k sestavení žádosti o sponzoring. Například můžete zjistit, že marketingový ředitel rád vykonává sport, který provozujete a právě tomu byste měli žádost přizpůsobit. Z tohoto důvodu byste měli mít pokud možno co nejvíce informací o osobách ve společnostech, které budete oslovovat, aby byla žádost co nejvíce osobní, přirozená a čtivá.
Žádost o sponzorský dar byste měli psát ideálně na hlavičkový papír s hezkým fontem, aby žádost vypadala profesionálně. Piště formálně a vyhněte se hovorové řeči, přeci jen jste v pozici, kdy budete žádat o finanční podporu Vaši sportovní činnosti. Pokud žádost sepíšete formálně, může znít neuctivě a nemusíte se dočkat úspěchu. Nic nezkazíte, pokud budete psát žádost standardním formátem strukturovaného obchodního dopisu. Přestože zmiňujeme dopis, buďte struční. Žádost o sponzorství by neměla být delší než jedna strana formátu A4. Už v článku Jak sestavit nabídku pro sponzora jsme sdělili, že nesmíte sponzora nudit příliš dlouhými texty. Pokud budete psát dlouhé a nekonkrétní žádosti, může se stát, že je sponzoři nebudou číst. Jasná a věcná žádost o sponzoring by měla být přečtena maximálně do 2 minut. Sponzor musí získat během tohoto času jasnou představu o tom, čeho se Vaše žádost týká a co očekáváte.
Jak žádat o sponzoring, aneb jak oslovit sponzora
Vytvořte průvodní dopis pro sponzory adresovaný majiteli nebo marketingovému řediteli dané obchodní společnosti. Nejprve poděkujete potenciálnímu sponzorovi za čas, který věnuje prostudování Vaší sponzorské žádosti. Nezapomeňte na pravidla obchodní korespondence.
Nepředpokládejte, že Vás sponzoři znají. Představte se a sdělte jasně čím se zabýváte. Vyberte největší úspěchy a ocenění, který jste dosáhli a připojte je do úvodních odstavců spolu s přímou žádostí o sponzoring. Uveďte naprosto jasně, proč žádáte o finanční podporu a vysvětlete, jakým způsobem budete získané peníze využívat.
Potenciální sponzor musí během několika úvodních vět získat pocit, že svou investicí do Vás, do vrcholového sportovce získá určité výhody a případný sponzoring nebude představovat žádné riziko. Proto vždy uvádějte výhody vzájemné spolupráce.
Nabízíte-li sponzorům zviditelnění, publicitu, podporu prodeje, oslovení cílové skupiny, zvýšení povědomí o obchodní značce, apod., vysvětlete, jakým způsobem toho dosáhnete. (Inspirujte se z článku Jak najít sponzora pro sportovce). Pokud Vás již nyní sponzorují jiné společnosti, nebo dokonce konkurenti dané společnosti, měli byste to také zmínit.
Neměli byste jen popisovat Vaše aktivity a sdělovat, že jde o dobrou věc, pokud Vás sponzor podpoří. Zaujměte sponzory pomocí detailů a důkazů, které jsou přesvědčivější, než superlativy. Využívejte emotivního apelu, který dokáže sponzory zasáhnout po té správné stránce a zaujmout je. Například Váš dojemný osobní příběh, pokud je stručně popsán, může být k získání sponzoringu velmi účinný.
V žádosti se odkažte na přílohy, kterými jsou projektová dokumentace pro jednání se sponzory, prezentace vrcholového sportovce, případně další materiály v podobě CD / DVD / USB nosiče s elektronickou kopií všech materiálů, které zasíláte v tištěné podobě. K žádosti do obálky můžete vložit i Vaši osobní samolepku, podpisovou kartu s osobním věnováním majiteli společnosti / marketingovému řediteli, případně pozvánku pro dvě a více osob na sportovní událost, které se budete účastnit. Vaše žádost o sponzoring bude díky tomu působit důvěryhodně a velmi profesionálně. Oslovená společnost bude mít větší ochotu Vás podpořit a sponzorovat. Můžete připojit také obálku, kterou adresujete sami sobě, aby Vám sponzoři mohli snadno odpovědět.
Nezapomeňte napsat datum, kdy potřebujete znát vyjádření sponzora.
Na konci žádosti o sponzorský dar byste opět měli vyjádřit svůj vděk. Poděkujte sponzorovi za čas, který věnoval přečtení Vaší žádosti. Žádost zakončete uctivým rozloučením, připojte Vaše jméno a vlastnoruční podpis.
Sepsanou žádost o sponzoring si několikrát důkladně přečtěte a zkontrolujte, zda v žádosti nemáte chyby. Využijte svých přátel a dejte jim žádost přečíst. Jednak Vám přátele pomohou najít případné chyby, které možná přehlédnete, ale především získáte názor, zda je sepsaná žádost zajímavá a zda se dobře čte. Žádosti plné pravopisných a gramatických chyb působí neprofesionálně. Nudné žádosti nikdo číst nebude. I na maličkostech záleží, to si pamatujte.
Než budete žádost tisknout a odesílat potenciálnímu sponzorovi, odložte ji a přečtěte si ji znovu za několik dní. Vaše myšlenky se uleží a získáte nový náhled na Vaši žádost. Můžete pak přeformulovat některé texty a vyladit obsah k dokonalosti.
Vytvořte titulní list, na kterém budou uvedeny základní informace o sponzorském projektu. Titulní list by měl obsahovat jméno zodpovědné osoby, kontaktní údaje, datum platnosti, název a stručnou specifikaci sponzorského projektu. Titulní nabídkový list může obsahovat také informace o počtu fanoušků a předpokládaném počtu diváků a účasti na dané akci, aby mohl sponzor posoudit průnik s cílovou skupinou své obchodní společnosti.
Až budete se svou žádostí o sportovní sponzoring spokojení, vytiskněte ji na kvalitní papír a vložte svoji žádost i ostatními materiály určené k jednání se sponzory do profesionálně vyhlížející obálky.
Vyhněte se zasílání žádosti o sponzoring e-mailem, nepůsobí to dobře. Vaši žádost zašlete běžnou poštou, vyhnete se dojmu, že jste si nedali s přípravou žádosti dostatek práce.
Nyní už máte připraveny veškeré materiály k tomu, abyste sponzora oslovili. Jak správně oslovit sponzora a jak jednat se sponzorem se dočtete v následujícím článku.
